Zgodnie z ustawą z dnia z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie swoje kompetencje w zakresie  przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych realizuje od dnia 25 grudnia 2024 roku.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie przekazuje się:

1. pocztą elektroniczną – wysyłając wiadomość na adres: sygnal.ias.olsztyn@mf.gov.pl;
2. telefonicznie – dzwoniąc w dni robocze w godzinach pracy od 8.00 do 13.00 pod numer telefonu: 797 029 553;
3. osobiście – przekazując informację w formie ustnej lub papierowej bezpośrednio koordynatorowi/zastępcy koordynatora lub osobom upoważnionym;
4. listownie – wysyłając informację pocztą na adres: Izba Administracji Skarbowej w Olsztynie, al. Marsz. J. Piłsudskiego 59A, 10-950 Olsztyn, z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty – do rąk własnych koordynatora/zastępcy koordynatora, nie otwierać w kancelarii".

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
   1. zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
   2. od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej
      • chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
   1. naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
   2. dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
   3. w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Tryb postępowania i działania następcze

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, następuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że:

1. sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,
2. sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie,
3. osoby upoważnione mają podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Do potwierdzenia dołącza się klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, wynikającą z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) publik. Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1.

W przypadku gdy zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie – osoby upoważnione są odpowiedzialne za przekazanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, oraz poinformowania o tym sygnalisty.

Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się na etapie wstępnej weryfikacji od dalszego procedowania lub od przekazania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego z jednoczesnym poinformowaniem o tym fakcie sygnalisty, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, można poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.

Osoba upoważniona może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrze dotyczy sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę i nie zawarto w nim istotnych, nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. W tym przypadku, osoba upoważniona informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych wraz z podaniem uzasadnienia, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Jednocześnie, stosowną adnotację wraz z uzasadnieniem umieszcza się w prowadzonym rejestrze.

Zasady poufności

1. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
   1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
   2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2. Ochrona poufności, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona danych osobowych

Przejdź do klauzul informacyjnych Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie

Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi

1. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego dotyczy naruszenia prawa, a w momencie dokonywania tego zgłoszenia sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że jest to informacja prawdziwa.
2. W przypadku, o którym mowa wyżej, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Zasady te stosuje się również do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego, osoby powiązanej ze zgłaszającym oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
4. Zasad tych nie stosuje się w przypadku gdy:
   1. zgłoszenie zewnętrzne zostało dokonane w złej wierze lub stanowiło nadużycie lub
   2. przy dokonywaniu zgłoszenia zewnętrznego celowo i świadomie podano nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje.

Osoba podlegająca ochronie przed działaniami odwetowymi informuje koordynatora/zastępcę koordynatora o podejrzeniu podejmowania wobec niej działań odwetowych, próby lub groźby stosowania takich działań.